Сроки хранения документов РКО в 2026 году

Законодательная база и общие правила

Основным документом, устанавливающим требования к хранению бухгалтерских документов, является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно статье 29 этого закона, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года.

Более детальные сроки установлены Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019, который содержит Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Этот документ действует с 18 февраля 2020 года и применяется всеми организациями независимо от формы собственности.

Для банковских документов, которые относятся к первичным учетным документам, базовый срок хранения составляет 5 лет. Однако этот срок может увеличиваться в определенных ситуациях, например при наличии споров с контрагентами или незавершенных налоговых проверок.

Сроки хранения банковских документов

К банковским документам относятся выписки по расчетному счету, платежные поручения, инкассовые поручения, банковские ордера и другие документы, связанные с движением средств по счету. Все они являются первичными учетными документами и подлежат хранению в течение установленных сроков.

Банковские выписки

Выписки по расчетному счету подтверждают каждую операцию по зачислению или списанию средств. Согласно Перечню Росархива № 236, банковские выписки хранятся 5 лет при условии проведения проверки. Если по операции возник спор или разногласие, документы сохраняются до принятия решения по делу.

На практике это означает, что если вы получили выписку за январь 2026 года, срок ее хранения начнет отсчитываться с 1 января 2027 года и истечет 31 декабря 2031 года. Однако если налоговая проверка за этот период еще не завершена, документы нельзя уничтожать даже после формального истечения срока.

Платежные поручения

Платежные поручения — это распоряжения владельца счета на перечисление денежных средств. Они также относятся к первичным учетным документам и хранятся 5 лет.

Важно учитывать, что платежные поручения часто хранятся вместе с банковскими выписками, так как вместе они подтверждают факт совершения операции. Если вы формируете электронные платежные поручения, они также подлежат хранению в течение установленного срока, при этом необходимо обеспечить возможность их воспроизведения.

Сравнительная таблица сроков

Сроки хранения кассовых документов

Кассовые документы — это документы, связанные с наличными расчетами: приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, авансовые отчеты, чеки и квитанции. Сроки их хранения также установлены Перечнем Росархива.

Кассовые ордера и кассовая книга

Приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовая книга хранятся 5 лет. Кассовая книга, которая ведется с использованием электронных средств, также подлежит хранению в течение этого срока, при этом необходимо обеспечить возможность ее воспроизведения.

Кассовые документы являются важнейшими первичными документами, подтверждающими движение наличных средств. Их сохранность особенно важна при выявлении расхождений в кассе или при налоговых проверках.

Авансовые отчеты и чеки

Авансовые отчеты, к которым прилагаются первичные документы (чеки, квитанции, накладные), хранятся вместе с этими документами. Общий срок составляет 5 лет.

Если авансовый отчет связан с расходами, которые переносятся на будущие периоды (например, убытки), срок хранения может увеличиваться. В таких случаях документы нужно хранить весь период, в котором они влияют на налоговую базу, и еще несколько лет после его завершения.

Сравнительная таблица сроков

Как исчисляются сроки и что грозит за нарушения

Правильное исчисление сроков хранения документов — важная часть документооборота. Ошибки в расчетах могут привести к преждевременному уничтожению документов, которые еще могут потребоваться, или к чрезмерному накоплению бумаг.

Правила исчисления сроков

Согласно правилам архивного дела, срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для бухгалтерских документов годом окончания делопроизводства считается год, в котором документ был последний раз использован для составления отчетности.

Например, если банковская выписка получена в марте 2026 года, срок ее хранения начинается с 1 января 2027 года. Пятилетний срок истекает 31 декабря 2031 года. Только после этой даты документ может быть уничтожен, но при условии, что проверки по соответствующему периоду завершены и нет споров.

Экспертиза ценности и уничтожение

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения должно проводиться на основании решения экспертной комиссии. Самовольное уничтожение документов, даже если сроки истекли, не допускается. Экспертная комиссия проверяет, не требуется ли документ для текущей работы, не связан ли он с судебными спорами или проверками.

По результатам экспертизы составляется акт о выделении документов к уничтожению. Этот акт утверждается руководителем организации. Только после этого документы могут быть уничтожены.

Ответственность за нарушения

Нарушение сроков хранения документов влечет административную ответственность. Согласно статье 13.25 КоАП РФ, несоблюдение требований по хранению документов может повлечь штраф для должностных лиц в размере до 3 000 рублей, для юридических лиц — до 300 000 рублей.

Кроме того, отсутствие документов может стать проблемой при налоговых проверках. Если компания не может подтвердить расходы или вычеты, налоговая инспекция может доначислить налоги, пени и штрафы. Поэтому важно обеспечить не только сохранность документов, но и возможность их быстрого поиска и предоставления.

Для эффективного управления документооборотом и надежного ведения расчетов важен качественный расчетный счет. Изучите тарифы РКО от Локо-Банка — мы поможем открыть счет и обеспечим удобное обслуживание.

Таким образом, сроки хранения документов РКО в 2026 году остаются прежними: 5 лет для большинства банковских и кассовых документов. Правильное исчисление сроков, своевременная экспертиза и грамотная организация архива позволяют избежать штрафов и обеспечить сохранность важной информации.