На что обратить внимание при подключении онлайн-бухгалтерии

В связи со стремительными темпами развития информационных технологий практически не осталось видов деятельности, к которым бы не был применим Интернет. И сфера бизнеса – не исключение. Многие задачи успешно решаются в режиме онлайн, включая те, которые связаны с ведением бухгалтерии. Сегодня есть достаточно много инструментов и специализированных сервисов, помогающих управлять финансами коммерческого предприятия.

Реализована дистанционная бухгалтерия может быть по-разному – в формате аутсорсинга или селф-сервиса. Это в определенной степени влияет на степень надежности и ответственности поставщика услуги. В первом случае бухучетом занимается сторонняя компания, коммуникация с которой происходит дистанционно – по телефону, через мессенджеры, в интернет-чатах и так далее. Такого рода фирмы могут нести ограниченную ответственность, в том числе застрахованную. Специализированные селф-сервисы дают инструменты, которыми бизнесмен будет пользоваться самостоятельно. В данном случае ответственность поставщика услуг распространяется на предоставляемые алгоритмы.

Основные достоинства онлайн-бухгалтерии

Активный переход компаний на облачные сервисы – не дань моде. По сравнению с обычной, онлайн-бухгалтерия действительно имеет ряд значимых преимуществ. К ним относятся:

• отсутствие привязки к рабочему месту;
• экономия финансовых средств;
• отсутствие необходимости следить за стандартами;
• простота в управлении;
• надежность защиты данных.

Как и любые средства Интернет, онлайн-бухгалтерия дает максимальную свободу передвижения. Заниматься финансовыми делами фирмы через облачный сервис можно из любого места, имеющего подключение к Сети, с помощью ноутбука или любого электронного гаджета.

Содержание штатного бухгалтера предполагает систематические расходы на зарплату. Даже если она небольшая, это все равно достаточно ощутимый финансовый груз, который обязан нести работодатель. Если прибавить сюда социальные взносы, НДФЛ, оплату отпуска, затраты на оборудование и содержание рабочего места штатного специалиста, то сумма получается весьма внушительная. И сохранить ее позволяет онлайн-бухгалтерия.

Законодательство имеет свойство периодически изменяться. Это касается, в частности, нормативов и правил подачи документации, налоговых ставок и других важных моментов. Соответственно, ведущему бухгалтерию лицу необходимо быть в курсе актуальных поправок в законе, периодически повышать квалификацию, за что также нужно платить. Ведение дел через облачный сервис освобождает от этих забот.

Использование онлайн-бухгалтерии, как правило, не вызывает сложностей. Нет нужды скачивать программы, а потом тратить время и силы на освоение их функционала. Достаточно пройти регистрацию на выбранном ресурсе и приступить к работе. Ввод нужных данных выполняется один раз, они сохраняются автоматически на облачном сервере.

Для бизнес-структур надежность защиты информации имеет особое значение. Онлайн-сервисы обеспечивают ее посредством комплексных решений, в которые входят средства SSL-шифрования, новейшая антивирусная защита, современные дата-центры. В отличие от офиса, здесь полностью исключен человеческий фактор. Провайдер не имеет возможности изъять жесткие диски даже по решению суда, а вся информация шифруется.

На что обращать внимание при выборе сервиса?

Поскольку спрос на онлайн-бухгалтерию высокий, предложений также предостаточно. В данной сфере услуг сегодня в Рунете работают десятки сервисов. У всех есть бесплатные пробные версии программы, которые можно испытать в действии в течение тестового периода. Но чтобы таким образом оценить все предложения, понадобится много времени. Процесс выбора поставщика услуг можно упростить и ускорить, если уделить внимание следующим нюансам:

• Проверить, работает ли сервис с нужным режимом налогообложения, можно ли будет его поменять при необходимости и на каких условиях.
• Узнать в техподдержке, как часто выполняется сохранение резервных копий данных.
• Выяснить, предусмотрены или нет поставщиком компенсации в случае сбоев в работе сервиса или утраты данных.
• Уточнить режим работы службы технической поддержки (24/7 или с выходными).
• Узнать о местонахождении дата-центров (для бизнесменов, имеющих дело с госконтрактами, более подойдут ЦОДы с локализацией в РФ).

Помимо этого имеет смысл потратить некоторое время на изучение отзывов о конкретном сервисе. В идеале хорошо найти реальных предпринимателей, которые имеют опыт работы с площадкой и готовы им поделиться. Также стоит задуматься о перспективах. Следует узнать, сможет ли провайдер обеспечить комплексное бухгалтерское сопровождение и консалтинг, готов ли расширять спектр услуг по мере развития бизнеса. Если ответы на эти вопросы положительные, с данной онлайн-бухгалтерией можно налаживать долгосрочные отношения.