Какой бизнес обходится без долгов? И речь идет не о кредитных историях, мы говорим о ситуациях, когда, например, клиент получил от поставщика партию товара, а рассчитываться не спешит, объясняя это отсутствием денег в данный момент. Проблема в том, что не все партнеры одинаково честны и возвращают долги в срок, а это может серьезно отразиться на экономике любой компании. Что же делать, если клиент тянет с оплатой? Готовить документы заранее: гарантийное письмо, соглашение о рассрочке или досудебную претензию.

Готовим документы

Любые устные соглашения рано или поздно могут поставить бизнес под угрозу. Нет документа - нет договоренностей. Возьмите в привычку – всегда все оформлять на бумаге, а долговые обязательства – в первую очередь. Эти документы не только покажут партнеру серьезность компании, но и будут хорошей страховкой в случае судебных разбирательств.

Если у фирмы появился клиент-должник, стоит познакомиться с такими видами документов, как гарантийное письмо, соглашение о рассрочке и досудебная претензия. У всех них есть несколько общих требований.

В первую очередь, подпись должника. Это может быть как подпись руководителя компании, так и его сотрудника, однако в этом случае - только по доверенности. К слову, письменная доверенность – еще одна бумага, которой многие фирмы пренебрегают. И напрасно, ведь в ней должен быть указан полный список документов, которые сотрудник вправе подписать, а также особые условия: например, руководитель доверяет специалисту подпись договоров лишь на сумму до 300 тысяч рублей, или только сделки по аренде и не более. Именно поэтому доверенность от будущего должника нужно изучить особенно тщательно еще до подписания документов. В противном случае, директор предприятия может заявить, что его сотрудник не имел права гарантировать выплату, а сам руководитель ничего об этой ситуации не знал. Так кредитор выплату долга может и не получить. Кстати, досудебной претензии это требование не касается – на ней не нужно расписываться должнику, необходима лишь подпись пострадавшей фирмы.

Второе важное требование к документам – это доказательства факта долга. Проще говоря, нужно объяснить – как и почему образовался данный долг. Здесь подойдут копии договора на поставку, товарная накладная с подписью продавца, главное, чтобы в документах можно было найти сведения о заказчике, виде оказываемых работ, о согласованном размере оплаты за услуги.

Составляем гарантийное письмо

По сути это документ от должника с обещанием выполнить свои обязательства в оговоренный срок. Составить письмо может как кредитор, так и должник. Оговоренных законом требований к формату этого документа нет. Рекомендуем составлять его в свободной форме, но с подробным перечислением всех важных условий, сумм и сроков – чем конкретнее будут написанные в письме условия, тем сильнее эта бумага поможет компании в случае судебных разбирательств.

Основные моменты, которые стоит отразить в гарантийном письме: кто обещает, что обещает, сумма долга, возможные типы оплаты, кому даются данные обещания и конечный срок оплаты, реквизиты обеих сторон – с печатями и подписями.

Советуем также добавлять в гарантийное письмо и причину появления данного документа. Например, если клиент уже допускал просрочку платежа или в данный момент уже имеет непогашенный долг перед компанией. Нередко кредиторы просят лишь скан гарантийного письма, чтобы сэкономить время, однако, если вдруг дело дойдет до суда, то сканированные копии могут признать «ненадлежащим доказательством», поэтому лучше все же немного подождать и заполучить бумажную версию документа, на которой четко читаются все реквизиты, печати и подписи.



Составляем соглашение о рассрочке платежа

Название документа поясняет его суть – в соглашении о рассрочке кредитор разрешает должнику выплачивать не всю сумму сразу, а частями. Опять же, законодательно закрепленных требований к данному виду документа нет, но все же существует несколько условий, прописанных в гражданском кодексе, без которых данный договор не будет считаться заключенным. Основные требования к соглашению о рассрочке платежа аналогичны требованиям к договору.

В соглашении обязательно должны быть отражены все стороны – кто и с кем подписывает документ, предмет – в чем суть договоренностей, вся сумма долга, четкий график платежей, дата конечной выплаты, а также дополнительные условия – есть ли проценты, если да, то какие.

Предупреждаем! Если рассрочка платежа будет с процентами, то с них придется заплатить налоги – согласно налоговому кодексу, проценты по займам, кредитам и долговым обязательствам считаются частью дохода.

Составляем досудебную претензию

Этот документ представляет собой требование выплатить долг и пригодится в том случае, если должник решил отказаться от своих обязательств, увиливает от оплаты под разными предлогами или вовсе перестал выходить на связь. Согласно закону, перед тем, как приступать к судебному разбирательству, необходимо направить должнику претензию и попытаться урегулировать вопрос выплаты долга до суда. А вот судиться без предварительной претензии не получится. Закон дает тридцать дней с момента отправления претензии на решение вопроса по выплате долга. К слову, увеличить или уменьшить этот срок тоже можно, но нужно заранее прописать такой пункт в договоре. Формат досудебной претензии законом вновь не оговорен.

Рекомендуем отразить в документе следующие моменты, которые будут полезны в случае судебных разбирательств: кому предназначается претензия и от кого она, в чем заключается суть претензии, описание ситуации - с указанием сумм, дат, сроков, и перечнем документов (договор, счета, акты, подписанная товарная накладная, письменное напоминание о долге и так далее).

Для серьезности претензии можно добавить ссылки на соответствующие законы, например, статьи гражданского кодекса. Претензию необходимо составлять в двух экземплярах, один из которых отправится к должнику, второй – останется у кредитора. Чтобы иметь подтверждение даты и факта отправки документа, стоит переслать претензию заказным письмом.