Возврат зарплаты на расчётный счёт: проводки, ошибки и порядок действий

Причины возврата зарплаты и юридические основания

Возврат заработной платы на расчетный счет организации может потребоваться в различных ситуациях. Все причины можно разделить на две основные группы: счетные ошибки и прочие ошибки, не связанные с расчетами. От правильной классификации причины зависит порядок действий и юридическое оформление возврата.

Счетные ошибки:

• Технические сбои — неверный расчет из-за ошибок в учетной программе или невнимательности бухгалтера
• Некорректные исходные данные — применение неверных тарифов, коэффициентов или нормативов
• Ошибки в применении законодательства — неверное толкование норм, приводящее к переплате

Прочие ошибки:

• Ошибки в платежных документах — неверные реквизиты или сумма при правильном расчете в программе
• Повторное перечисление — дублирование выплаты сотруднику
• Невыполнение норм труда — подтвержденное органом по рассмотрению трудовых споров
• Неправомерные действия сотрудника — подтвержденные судебным решением

Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ и разъяснениям Роструда в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1, работодатель может удержать излишне выплаченную зарплату без согласия работника только при счетной ошибке. Во всех остальных случаях необходимо заручиться добровольным согласием сотрудника или обращаться в суд.

Важно понимать, что под счетной ошибкой понимается именно арифметическая ошибка в расчетах, а не неправильное применение норм законодательства или технический сбой в программе. Это разграничение имеет ключевое значение для определения правомерности удержаний.

Порядок действий при обнаружении переплаты

Обнаружив факт переплаты заработной платы, работодатель должен действовать в строгом соответствии с законодательством. Нарушение установленной процедуры может привести к судебным спорам и административной ответственности.

Алгоритм действий при счетной ошибке:

1. Уведомление сотрудника — направление письменного уведомления с указанием суммы и срока возврата
2. Издание приказа — при отказе сотрудника добровольно вернуть средства издание приказа об удержании
3. Ознакомление под роспись — сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись
4. Соблюдение сроков — у работодателя есть месяц после истечения срока, указанного в уведомлении

Действия при прочих ошибках:

1. Переговоры с сотрудником — попытка договориться о добровольном возврате
2. Заявление сотрудника — получение письменного заявления о согласии на удержание
3. Отсутствие ограничений — в этом случае не применяются ограничения по удержаниям из зарплаты
4. Судебное взыскание — при отказе сотрудника вернуть средства обращение в суд

Согласно статье 138 ТК РФ, при удержании по инициативе работодателя общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При удержании на основании заявления сотрудника это ограничение не применяется.

Важно помнить, что удержание можно производить только из тех выплат, которые являются заработной платой или другими вознаграждениями за труд. Нельзя удерживать переплату из командировочных, отпускных или пособий.

Бухгалтерские проводки при возврате зарплаты

Бухгалтерские проводки по возврату заработной платы зависят от причины переплаты и способа возврата средств. Рассмотрим основные ситуации и соответствующие им проводки.

Возврат при технической ошибке в платежных документах:

Если зарплата была правильно рассчитана, но в платежном поручении указана неверная сумма, корректирующие проводки не требуются. Достаточно отразить возврат средств на расчетный счет:

Дт 51 "Расчетные счета" Кт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — возврат излишне уплаченной сотрудником суммы на расчетный счет компании.

Пример: Бухгалтер рассчитал к выплате водителю Александру 40 000 рублей, но в платежном поручении по ошибке указал 45 000 рублей. После обнаружения ошибки Александр вернул 5 000 рублей на счет компании. Проводка: Дт 51 Кт 70 — 5 000 рублей.

Возврат при ошибке в расчете зарплаты:

Если переплата произошла из-за неверного начисления зарплаты, необходимо сторнировать ошибочные записи. При этом нужно корректировать не только саму зарплату, но и удержанный НДФЛ, и начисленные страховые взносы.

Пример из практики: Менеджеру по продажам Наталье начислили зарплату 50 000 рублей, удержали НДФЛ 6 500 рублей, перечислили на карту 43 500 рублей. После пересчета премии зарплата составила 45 000 рублей, НДФЛ — 5 850 рублей, к выплате — 39 150 рублей. Наталья вернула 4 350 рублей на счет компании.

Проводки: Дт 44 Кт 70 — -5 000 (сторнирование), Дт 70 Кт 68 — -650 (сторнирование НДФЛ), Дт 73 Кт 70 — 4 350 (задолженность), Дт 51 Кт 73 — 4 350 (возврат).

Корректировка НДФЛ и страховых взносов

При возврате излишне выплаченной заработной платы необходимо корректировать не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Это касается налога на доходы физических лиц и страховых взносов.

Корректировка НДФЛ:

При сторнировании излишне начисленной зарплаты автоматически сторнируется и излишне удержанный НДФЛ. В налоговом учете это отражается следующим образом:

• В периоде перерасчета сумма дохода и исчисленного налога в 6-НДФЛ включаются уже с учетом корректировок
• В строке 090 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" ставится прочерк
• В строке 180 "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" отражается сумма переплаты

Согласно пункту 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ, излишне удержанная налоговым агентом сумма НДФЛ подлежит возврату на основании письменного заявления налогоплательщика. Возврат производится за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в течение трех месяцев.

Корректировка страховых взносов:

При сторнировании излишне начисленной заработной платы необходимо также сторнировать начисленные страховые взносы:

• Пенсионные взносы (ОПС) — Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 69.2 — -ХХХ
• Медицинские взносы (ОМС) — Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 69.3 — -ХХХ
• Взносы на социальное страхование (ОСС) — Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 69.1 — -ХХХ

Корректирующие записи делаются в том отчетном периоде, в котором выявлена ошибка. Если ошибка обнаружена в следующем отчетном периоде, но до сдачи отчетности, исправления вносятся в том периоде, когда была совершена ошибка.

Важно помнить, что если переплата возвращается сотрудником добровольно, а не удерживается из последующих выплат, это не освобождает организацию от обязанности корректировки страховых взносов и НДФЛ.

Особые случаи возврата зарплаты

На практике встречаются ситуации возврата заработной платы, которые требуют особого подхода к документальному оформлению и бухгалтерскому учету.

Возврат зарплаты, заблокированной банком:

Если банк возвращает зарплату на счет предприятия из-за блокировки карты сотрудника, учет такой операции имеет свои особенности. Ответственность работодателя в этом случае ограничена, поскольку он выполнил свои обязательства по перечислению зарплаты в установленный срок.

Рекомендуется в день возврата средств письменно уведомить сотрудника о том, что заработная плата не была зачислена на карту, и предложить варианты получения (наличными в кассе или на другую карту). В учете такая операция отражается следующими проводками:

• Дт 51 Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" — возврат зарплаты на расчетный счет
• Дт 76 Кт 50 "Касса" — выплата зарплаты наличными через кассу
• Дт 76 Кт 51 — перечисление зарплаты на другую карту сотрудника

Возврат комиссии банка за перевод зарплаты:

Если банк возвращает комиссию за перевод заработной платы, операция отражается в учете в зависимости от периода возврата:

• Если возврат в том же отчетном периоде — Дт 51 Кт 91.1 "Прочие доходы" методом "красное сторно"
• Если возврат в другом отчетном году — Дт 51 Кт 91.1 — признание прочего дохода

Важно отметить, что удержание комиссии банка за перечисление зарплаты с сотрудника является нарушением трудового законодательства. Работодатель обязан нести все расходы, связанные с перечислением заработной платы на счета сотрудников.

Возврат через систему быстрых платежей:

С 2025 года появилась возможность возврата переплаты через систему быстрых платежей (СБП). Это ускоряет процесс возврата средств и упрощает документооборот. При таком способе возврата в назначении платежа следует указать: "Возврат излишне перечисленной заработной платы за [период] по соглашению сторон".