Касса и расчётный счёт: в чём разница и что выбрать?

Что такое касса?

Касса — это инструмент для работы с наличными деньгами. Она используется для приёма оплаты от клиентов, выдачи чеков, сдачи и хранения выручки. В современных условиях этот термин чаще всего означает онлайн-кассу, которая работает в связке с оператором фискальных данных (ОФД) и автоматически передаёт сведения о продажах в налоговую.

Основные функции кассы

• Приём наличных платежей — любая организация или ИП, работающие с физлицами, обязаны пробивать чек при получении наличных.
• Выдача сдачи — если клиент платит крупной купюрой, продавец выдаёт сдачу, а сумма фиксируется в отчётах.
• Формирование чеков — каждый чек содержит данные о покупке, реквизиты продавца, сумму НДС (если он начисляется).
• Учёт наличных денег — все операции фиксируются в кассовых отчётах, которые могут проверять налоговые органы.

 

Виды касс

• Онлайн-кассы обязательны для всех, кто принимает наличные и работает с физлицами. Они подключены к ОФД и передают данные в ФНС.
• Обычные кассовые аппараты используются крайне редко, так как большинство компаний перешло на более современные форматы.

Законодательные требования

Использование касс регулируется Федеральным законом № 54-ФЗ. В нём прописаны требования к кассовым аппаратам, порядок их регистрации и использования.

Особенности работы с кассой для ИП:

• Перед началом работы аппарат нужно зарегистрировать в налоговой.
• Она должна быть подключена к оператору фискальных данных (ОФД).
• Чеки должны содержать всю необходимую информацию, включая реквизиты ИП.
• Данные о продажах автоматически передаются в ФНС

 

Преимущества и недостатки кассы

Плюсы:

• Позволяет работать с наличными и картами.
• Требуется для работы с физлицами.
• Упрощает ведение учёта через ОФД.

Минусы:

• Требует покупки оборудования и его регистрации.
• Есть ежемесячные расходы на ОФД.
• Требуется контроль за кассовой дисциплиной.

Что такое расчётный счёт?

Расчётный счёт — это банковский счёт, предназначенный для безналичных расчётов. Через него проходят платежи от контрагентов, налоговые отчисления и другие финансовые операции.

Основные функции р/с:

• Приём безналичных платежей. Если клиент хочет оплатить покупку переводом или по безналу, деньги поступают на расчётный счёт.
• Оплата налогов и сборов. ИП и юрлица используют р/с для расчётов с налоговой.
• Переводы контрагентам. Все сделки между юрлицами обычно проходят через банковские переводы.
• Хранение денег. Средства на банковском счёте защищены лучше, чем наличные в кассе.

 

Р/с можно открыть в любом банковском отделении, изучив условия по РКО. В «ЛОКО-Банк» для этого ИП потребуется предоставить минимальный пакет документов: паспорт, ИНН, выписка из ЕГРИП. Для ООО понадобится устав, решение о создании компании и документы подтверждающие полномочия директора.

Преимущества и недостатки расчётного счёта

Плюсы:

• Упрощает работу с юрлицами.
• Даёт доступ к банковским сервисам (кредиты, эквайринг, зарплатные проекты).
• Позволяет принимать оплату от физических лиц онлайн.

Минусы:

• Ежемесячная оплата за обслуживание.
• Некоторые банки берут комиссию за переводы и снятие наличных.

Сравнение расчётного счёта и кассы

Подытожим, в чём отличия между расчётным счётом и кассой? Если вы продаёте товары в розницу и принимаете наличные — нужна касса. Если работаете с юрлицами, госзаказами, ведёте онлайн-бизнес — нужен расчётный счёт. Если принимаете оплату по картам — лучше использовать эквайринг, привязанный к р/с.

Онлайн-касса и расчётный счёт для ИП

Современные системы позволяют объединить кассу и расчётный счёт в одну систему. Например, банки предлагают сервисы, которые автоматически передают данные о каждом платеже в бухгалтерию.

Как выбрать банк для расчётного счёта с учётом кассы?

Некоторые банки, включая «ЛОКО-Банк», предоставляют комплексные решения: касса + расчётный счёт + эквайринг. Выбирая, с кем заключать договор, учитывайте комиссии за внутренние переводы. Если у индивидуального предпринимателя есть сотрудники, удобным решением будет банк с зарплатным проектом.

Оптимизация бизнеса с кассой и расчётным счётом

Чтобы не переплачивать за комиссии, рекомендуем сразу выстроить удобную систему работы с наличными и безналичными деньгами. Например, можно подключить сервис, который автоматически синхронизирует данные между кассой и бухгалтерским отделом — тогда не придётся вручную вносить информацию о платежах. Полезно заранее подобрать банк с выгодными тарифами, чтобы не переплачивать за переводы и эквайринг. А если бизнес работает с онлайн-кассой, настройте её, чтобы все операции моментально передавались в учётную систему — это упростит контроль за финансами и избавит от проблем с налоговой.

Главное различие между кассой и расчётным счётом — это форма работы с деньгами. Касса нужна для работы с наличными, расчётный счёт — для безналичных расчётов. Если бизнес принимает оплату в обоих форматах, используйте оба инструмента, настроив их интеграцию.