Говоря простыми словами, тендерная система подразумевает конкретную задачу и предложения по ее решению, из которых заказчик выбирает наиболее подходящее. Закупки на конкурсной основе могут проводиться по различным мотивам. Один из наиболее распространенных – выбор поставщика или подрядчика, способного предложить товар или услугу необходимого качества по минимальной стоимости. Также целью проведения тендера может быть изучение рынка через анализ предварительных заявок. Государственные компании и муниципальные учреждения обязаны отбирать исполнителей по конкурентному принципу. Такие госзакупки призваны минимизировать возможность коррупции и проводятся в соответствии с пунктами федерального законодательства.

Разновидности процедуры торгов

В целом торги подразделяются на две группы. В первую входят ценовые закупки, типичными представителями которых выступают аукционы. Во вторую – конкурсы, которые подразумевают наличие нескольких критериев, установленных заказчиком. Это актуально, в частности, для исполнения масштабных проектов или поставок сложной продукции. Предъявление требований к конкурсантам – то, чем тендер отличается от аукциона, основным, если не единственным, критерием которого является наиболее низкая цена.

По принципу организации конкурентные торги подразделяются на открытые, закрытые и специализированные. В открытых тендерах могут принять участие все желающие. Такой подход имеет два главных преимущества:

• Претенденты на исполнение заказа имеют возможность ознакомиться с нюансами конкурсной борьбы и объективно оценить свои шансы на победу.
• Заказчик получает доступ к огромному количеству предложений, из которых может выбрать наиболее подходящее.

Как правило, тендеры открытого типа применяются в госзакупках. Они позитивно влияют на рынок, поскольку хорошо мотивируют потенциальных исполнителей и провоцируют конкуренцию, но в то же время весьма трудоемки в плане организации.

Закрытые тендеры характеризуются главным образом тем, что их участники приглашаются непосредственно организатором торгов в индивидуальном порядке. Количество претендентов в данном случае сильно ограничено, что значительно сокращает организационные расходы. Обычно в закрытых тендерах принимают участие четыре-пять компаний, чей рейтинг, репутация и прочие показатели удовлетворяют выдвинутым требованиям. Список участников разглашению не подлежит.

К разновидности закрытых торгов относятся специализированные тендеры с ограниченным участием. Здесь нет четко установленного количества претендентов, оно может варьироваться. Ограничения же касаются конкретных критериев, обусловленных заказчиком. Это может быть обязательное гражданство страны, в которой проводится конкурс, персональное приглашение или что-то еще.

Во сколько этапов проходят торги?

С точки зрения возможности изменения конкурсных требований тендеры классифицируются как одноэтапные и двухэтапные. Первый вариант не предполагает каких-либо переговоров, все делается в один заход, включая подачу документов на участие и победу. Во втором случае на первом этапе разрабатывается черновой вариант техзадания, на основе которого участники готовят свои предложения. На втором этапе согласуются детали и проводятся переговоры.

Кто может принимать участие в тендерах?

Как видно из вышеприведенной типологии торгов, требования к претендентам во многом зависят от разновидности конкурса. Принять участие в открытом тендере может любая компания, чья деятельность имеет отношение к его тематике. Для молодых, развивающихся бизнесов это хороший шанс получить опыт и ответить на ряд вопросов: с чего начать и как участвовать в торгах, что значит выиграть тендер и что это дает в перспективе.

Условия и требования, согласно которым подбираются участники закрытых коммерческих конкурсов, гораздо более жесткие. Здесь все решает организатор мероприятия, и в список приглашенных новичку не попасть. Обычными участниками таких тендеров являются крупные компании с крепкой репутацией, высоким рейтингом и большим опытом выполнения подобных заказов.

Порядок проведения тендеров

Организация торгов начинается с создания перечня проектных задач, которые подлежат выполнению после выбора победителя. На этой стадии также устанавливается тип компаний-участников и определяется вид мероприятия (конкурс или аукцион). Далее составляется бриф, включающий в себя основные требования к участникам тендера и цели его проведения. Перечень ключевых моментов брифа выглядит следующим образом:

• сфера деятельности организатора торгов;
• цели, преследуемые заказчиком;
• требования к претендентам;
• ожидаемый от победителя результат;
• необходимые для участия в тендере документы;
• оценочные критерии определения победителя;
• сроки, отведенные на проведение соревнования.

На завершающем этапе определяется состав участников, рассылаются приглашения компаниям, пожелавшим выступить в роли претендента на исполнение заказа. Непосредственно конкурс проходит по следующей схеме:

• Предварительный отбор – кандидаты информируют организатора, каким образом они намерены решать поставленные заказчиком задачи. По результатам анализа предложений выбираются лучшие участники.
• Презентация проектов – кандидаты стараются представить свой товар или услугу в наиболее выгодном свете, чтобы убедить заказчика в своей эффективности. На презентациях выступают представители руководства компаний.
• Окончательный отбор – по результатам рассмотрения проектов на их соответствие требованиям и целям заказчика выбирается конкретный исполнитель. Данное решение принимается в ходе совещания тендерной комиссии.
• Объявление результатов – выполняется оповещение участников конкурса о том, какая компания победила в торгах. Это делается лично, через сайт или СМИ.

Как повысить шансы на победу в тендере?

Прежде всего потенциальным участникам торгов следует позаботиться о том, чтобы необходимая документация была правильно оформлена и передана организаторам вовремя. Состав пакета бумаг может варьироваться в зависимости от характера тендера. Рекомендуется работу с документами доверить специалисту. Также большое значение имеют профессионализм и репутация участника, умение выгодно презентовать себя и свою компанию. Новичкам поможет тендерное юридическое сопровождение.

Обеспечение контракта

По закону для участия в тендерах требуется финансовое обеспечение выполнения контрактных обязательств победителем конкурса. Выполнить данное условие можно двумя способами: внести наличные средства на счет заказчика или воспользоваться банковской гарантией. Второй вариант удобнее – не нужно тратить собственные деньги и выводить их из оборота компании.

Действия после победы в тендере

Выигравший в торгах должен подписать контракт. В течение пяти дней после размещения на электронной площадке ЕИС протокола о признании победителя заказчик публикует проект контракта. В нем есть указание на цену и характер товара/услуги, но еще нет подписей. За следующие пять дней поставщик проверяет проект и либо подписывает контракт, либо составляет протокол разногласий с замечаниями, а проект возвращается на доработку.

В качестве резюме можно сказать, что если случается возможность участия тендере, ей следует пользоваться. Даже если нет опыта. Все, что нужно для участия в торгах, можно узнать из открытых источников, а инструкции специалистов повысят шансы на победу.