Если в вашем бизнесе присутствуют наличные расчеты, например, с контрагентами, важно следить, чтобы они были оформлены и проведены в соответствии с нормами финансового права — государство бдительно контролирует бизнес-оборот наличных средств, так как это влияет на налоговую базу. В нормативных актах операции юридических лиц с наличными обозначаются как кассовые операции: они включают поступление средств, их хранение и выдачу, а также использование контрольно-кассовых машин и ведение кассовой книги.
Основные субъекты кассовых операций — это руководитель компании, главный бухгалтер и кассир. А также физические и юридические лица, включая остальных сотрудников.
В задачи кассира включены прием наличных средства, хранение и выдача с заполнением кассовых ордеров — приходных и расходных (это формы No КО-1 и No КО-2 соответственно, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). Также кассир проверяет, чтобы наличие и остаток средств в кассе соответствовали финансовым документам, и фиксирует это соответствие в журнале кассовых документов и кассовой книге, которая должна быть сшита, пронумерован и проштампована. Кассира знакомят с должностными инструкциями обязательно под роспись. Если в вашей компании несколько кассиров, необходимо назначить старшим одного из них.
Главный бухгалтер подтверждает приходные и расходные ордеры своей подписью и печатью, а также проверяет и принимает другие расходные документы — счета, накладные, акты. Также главный бухгалтер отвечает за корректное заполнение кассовой книги.
Любая кассовая операция по выдаче денежных средств — будь то выплата зарплаты, выдача подотчетной суммы, аванс или оплата услуг — сопровождается соответствующим документом: рекомендуем проверять, какие документы нужны вашей компании, по базе Консультант.Плюс.
Касса не может вмещать неограниченное количество наличных средств — от компании требуется установить кассовый лимит: это максимальная сумма наличных на конец рабочего дня. Излишки денежных средств подлежат сдаче в банк. Исключения составляют выходные дни и дни выдачи заработных и других плат. Сверка суммы по факту с данными финансовых документов проводится каждый вечер: сначала ее выполняет кассир, затем результаты заверяет главный бухгалтер, и они расписываются в кассовой книге.
Кассовые лимиты регулируются согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N3210-У. Для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства они устанавливаются нормативными актами. Прочие организации могут назначать его сами в зависимости от типа деятельности и финансовых потоков.
Рекомендуем консультироваться с опытными специалистами: занижение кассового лимита может обернуться нехваткой средств для операционной деятельности и слишком частыми визитами в банк, а завышенные лимиты — пристальным вниманием проверяющих инспекторов.
Нарушения порядка кассовых операций могут грозить бизнесу неприятными штрафами — вплоть до многократно превышающих суммы платежей, причем как для организации в целом, так и для каждого субъекта в частности. Порядок назначения штрафов регулируется ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
