Меню
Найти на сайте
Поиск по ключевым словам
  • -
Поиск по ключевым словам

Как использовать факсимильную подпись

В условиях возросшего объема документооборота, для упрощения работы многие организации заказывают факсимильную печать, которая позволяет подписывать большое количество бумаг. Но не все знают, в каких случаях можно ставить подобную клише-печать, а когда она не имеет юридическую силу. Рассмотрим основные особенности использования факсимильной печати.

Что такое клише-печать?

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.


Факсимильная подпись

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?


Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях


  • на страховых и медицинских полисах;
  • почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
  • служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
  • патентах;
  • свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.


Когда нельзя использовать печать?


Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.

Также недопустимо применение штампа факсимильной печати в федеральных законах и других нормативных актах правового характера.
На каких документах можно ставить факсимильную подпись

Как создать оттиск подписи руководителя


Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

  1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
  2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
  3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати. В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

была ли полезна статья ?
ДА
НЕТ

Читайте популярные статьи:

Все
Банки
Бизнес
Деньги
Документы
Бухгалтерия
Кредиты
Налоги