В законодательстве РФ с начала 2020 года введен термин электронной трудовой книжки (ЭТК), которая представляет собой цифровую версию документа, хорошо знакомого для каждого гражданина. Теперь она будет в обязательном порядке оформляться для всех работников. Переход от бумажного носителя к цифровому произойдет в течение года. Рассмотрим, что важно знать работодателю об электронных трудовых книжках? Какие преимущества и недостатки введенных правил для работников и руководителей компаний?
В ТК РФ в 2020 году добавлена новая статья 66.1, которая регламентирует введение в оборот электронных трудовых книжек. Согласно закону «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 №27-ФЗ (изменения от 16.12.2019 года) работодатели теперь обязаны сдавать с начала календарного года в Пенсионный фонд обновленный отчет. В нем должны быть указаны данные о стаже сотрудника и его трудовой деятельности в компании: прием, увольнение или перевод на другую должность. А с 2021 года в КоАП РФ будут зафиксированы штрафные санкции на работодателя за нарушение сроков и недостоверность информации при подаче сведений в ПФР.
С начала 2020 года цифровой формат ЭТК стал действовать для всех уже работающих в организациях граждан и ИП. При отказе от ведения бумажная трудовая книжка выдается на руки сотруднику. В этом случае ответственность за ее хранение уже не лежит на кадровом работнике компании. Доступен вариант сохранения прежнего формата ведения документооборота при соответствующем заявлении от сотрудника. С 2021 года для граждан, которые будут впервые официально трудоустраиваться, оформление электронных трудовых книжек будет автоматическим.
До конца года работодатели должны успеть выполнить следующие действия:
При выявлении нарушений Роструд вправе оштрафовать ИП или директора компании на сумму до 5 000 рублей, а юридическое лицо – максимально на 50 000 рублей. Невыполнение требований влечет увеличение взысканий. В 2021 году будут действовать штрафы за несвоевременную подачу сведений о трудовой деятельности работников и ошибки в отчетах. Сумма за нарушения колеблется от 300 до 500 рублей.
В электронной трудовой книжке работника содержатся те же данные, что и в ее бумажной версии:
Если работнику необходимо получить информацию из ЭТК для прохождения собеседования или оформления кредита, то он может обратиться в ПФР или МФЦ по месту жительства. Указанные данные доступны на портале Госуслуг или в личном кабинете сайта Пенсионного фонда. Сведения из ЭТК можно получить и у последнего работодателя в распечатанном виде.
Введение электронных книжек дает следующие преимущества:
К минусам введения электронных трудовых книжек можно отнести то обстоятельство, что теперь у работодателя отсутствует уверенность, что новый сотрудник уже уволился с предыдущего места. В то же время у работника теперь отсутствует обязательство закрыть все долги на прошлом рабочем месте. К другим сложностям введения ЭТК можно отнести следующие моменты:
Несмотря на то, что существует общая тенденция перехода документооборота на цифровой формат, действие обычных трудовых книжек никто не отменял. Если работник не подаст заявление о согласие на ЭТК, то ее будут продолжать вести в привычном режиме.
Очевидно, что число преимуществ перехода на электронные трудовые книжки перевешивает количество возможных трудностей. Но в формате отдельно взятой организации каждый из этих пунктов может иметь разное и определяющее значение. Пока за работником сохраняется право выбора, оставлять ли бумажный вариант или полностью переходить на электронную трудовую книжку. Поэтому никто не вправе заставить или принудить его к другому решению.