Переход на электронные трудовые книжки

Выдержки из нормативной базы

В ТК РФ в 2020 году добавлена новая статья 66.1, которая регламентирует введение в оборот электронных трудовых книжек. Согласно закону «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 №27-ФЗ (изменения от 16.12.2019 года) работодатели теперь обязаны сдавать с начала календарного года в Пенсионный фонд обновленный отчет. В нем должны быть указаны данные о стаже сотрудника и его трудовой деятельности в компании: прием, увольнение или перевод на другую должность. А с 2021 года в КоАП РФ будут зафиксированы штрафные санкции на работодателя за нарушение сроков и недостоверность информации при подаче сведений в ПФР.

Суть перехода на электронные трудовые книжки

С начала 2020 года цифровой формат ЭТК стал действовать для всех уже работающих в организациях граждан и ИП. При отказе от ведения бумажная трудовая книжка выдается на руки сотруднику. В этом случае ответственность за ее хранение уже не лежит на кадровом работнике компании. Доступен вариант сохранения прежнего формата ведения документооборота при соответствующем заявлении от сотрудника. С 2021 года для граждан, которые будут впервые официально трудоустраиваться, оформление электронных трудовых книжек будет автоматическим.

До конца года работодатели должны успеть выполнить следующие действия:

• С января 2020 года требуется регулярно отправлять в ПФР электронный отчет, где фиксируются данные о том, кого приняли или уволили с работы, перевели на другую должность.
• Уведомить работников о том, что они могут согласиться на продолжение введения бумажных трудовых книжек или перейти на новую систему.
• Внести вышеуказанные изменения в коллективный договор и в порядок кадровой работы.

При выявлении нарушений Роструд вправе оштрафовать ИП или директора компании на сумму до 5 000 рублей, а юридическое лицо – максимально на 50 000 рублей. Невыполнение требований влечет увеличение взысканий. В 2021 году будут действовать штрафы за несвоевременную подачу сведений о трудовой деятельности работников и ошибки в отчетах. Сумма за нарушения колеблется от 300 до 500 рублей.

Какие сведения фиксируются в ЭТК

В электронной трудовой книжке работника содержатся те же данные, что и в ее бумажной версии:

• ФИО сотрудника компании;
• место и период его работы;
• должность (профессия и специализация);
• квалификация (категория и разряд);
• дата приема, увольнения или перевода;
• основания для прекращения договора.

Если работнику необходимо получить информацию из ЭТК для прохождения собеседования или оформления кредита, то он может обратиться в ПФР или МФЦ по месту жительства. Указанные данные доступны на портале Госуслуг или в личном кабинете сайта Пенсионного фонда. Сведения из ЭТК можно получить и у последнего работодателя в распечатанном виде.

Какие плюсы и минусы перехода на электронные трудовые книжки

Введение электронных книжек дает следующие преимущества:

• оперативное получение информацию о трудовой деятельности работника;
• оформление пенсионных выплат по данным лицевого счета;
• проверка стабильности внесения работодателем страховых взносов;
• возможность дистанционного трудоустройства;
• снижение расходов на хранение и ведение бумажных документов;
• удобство обработки информации, простота ее получения в единой базе;
• минимизация рисков внесения ошибок, неточностей, недостоверных сведений;
• обработка аналитических данных;
• экономия времени при оформлении работника.

К минусам введения электронных трудовых книжек можно отнести то обстоятельство, что теперь у работодателя отсутствует уверенность, что новый сотрудник уже уволился с предыдущего места. В то же время у работника теперь отсутствует обязательство закрыть все долги на прошлом рабочем месте. К другим сложностям введения ЭТК можно отнести следующие моменты:

• возможность потери сведений из-за сбоя информационной системы;
• риск утечки персональных данных о работнике;
• необходимость хранения бумажной версии документа при соответствующем заявлении от сотрудника.

Несмотря на то, что существует общая тенденция перехода документооборота на цифровой формат, действие обычных трудовых книжек никто не отменял. Если работник не подаст заявление о согласие на ЭТК, то ее будут продолжать вести в привычном режиме.

Очевидно, что число преимуществ перехода на электронные трудовые книжки перевешивает количество возможных трудностей. Но в формате отдельно взятой организации каждый из этих пунктов может иметь разное и определяющее значение. Пока за работником сохраняется право выбора, оставлять ли бумажный вариант или полностью переходить на электронную трудовую книжку. Поэтому никто не вправе заставить или принудить его к другому решению.