Счет-фактура

Счёт-фактура: что это?

Так называется один из основных учётных документов, с помощью которых можно подтвердить, что услуги были предоставлены, а товары — отгружены по установленной стоимости. Если счёт-фактура подписана и произведён обмен, значит, у покупателя нет претензий по количеству и качеству полученной продукции, а продавец получил деньги на расчётный счёт.

Также этот документ потребуется для подтверждения суммы НДС по продаже товаров или входящего НДС, чтобы доказать своё право на налоговый вычет и не попасть под двойное налогообложение.

Как это работает. Продавец получает оплату, а затем начисляет НДС. Клиент, в свою очередь, фиксирует счёт-фактуру в своей документации: это можно считать подтверждением уплаты налога. Если все документы заполнены корректно в соответствии с документооборотом, то покупатель может получить налоговый вычет в соответствии со статьёй 169 НК РФ.

Что такое электронная счёт-фактура

Этот документ аналогичен обычному бумажному с той лишь разницей, что для составления электронной бумаги обеим сторонам потребуется квалифицированная электронная подпись, согласованные условия и отсутствие противоречий. Также обе организации должны быть зарегистрированы в системе ЭДО.

С февраля 2024 года изменились форматы, утверждённые в приказе ФНС. Теперь в электронных версиях можно указывать:

• стоимость товара;
• новое название — универсальный передаточный документ (УПД).

Как хранить электронный счёт-фактуру (ЭСФ)

Продавцы и покупатели обязаны хранить документы в хронологическом порядке, включая корректировочные и исправленные файлы, в том виде, в котором они поступили.

Соответственно, норма действует в отношении выставленных бумажных и электронных файлов.

Так как ЭСФ являются оригиналами документов, то их нужно хранить без распечатки. Кроме того, вместе с ними следует хранить:

• ключ электронной подписи, который использовался для формирования и выставления файла;
• подтверждение от оператора ЭДО и извещение от покупателя о получении с/ф.

Конкретный срок хранения для с/ф не установлен в нормах налогового права и в Постановлениях. Но так как бумажный журнал полученных и выставленных с/ф нужно хранить не менее четырёх лет с момента последней в нём записи, то и для электронных с/ф действуют те же правила.

Как заполнять счёт-фактуру

Для с/ф существует специальная утверждённая форма с обязательными полями:

• дата и порядковый номер;
• адрес, название компании, ИНН покупателя и плательщика;
• адрес и название организации-отправителя и получателя;
• в случае перевода аванса прописывают номер платёжного документа;
• список или таблица с объектом продажи — услугами, работами, товарами, а также мера исчисления, количество, цена за единицу и за весь объём по каждой строке;
• итого за все поставленные товары или выполненные работы без учёта налогов, а также всего с налогами;
• если продукция поступила из-за рубежа — страна отправителя и входящий документ.

Обратите внимание. При заполнении документа нельзя записывать их, как захочется — например, заменить одну строку на другую или их порядок, пропускать отдельные ячейки или вписывать не те данные в ячейку. Пустых полей тоже не должно оставаться.

Образец заполнения

• СЧЁТ-ФАКТУРА №_____ от (дата)
• Продавец:
• Адрес:
• ИНН/КПП продавца:
• Грузоотправитель и его адрес:
• Грузополучатель и его адрес:
• К платёжно-расчётному документу № ____ (дата) года
• Документ об отгрузке № ____ (дата) года
• Покупатель:
• Адрес:
• ИНН/КПП покупателя:
• Валюта операции:
• Идентификатор контракта, договора или соглашения

Далее заполняется таблица по продукции или услугам с указанием товара, единиц измерения, суммы, налоговой ставки и страны происхождения продукта.

В конце оставляют подписи руководитель и главный бухгалтер фирмы-продавца, а ниже — покупателя.

Полностью образец можно скачать на сайтах бланков и федеральных законов.

Часто встречающиеся ошибки в счёте-фактуре и ЭСФ

Обратите внимание. Если продавец — не плательщик НДС, то он должен указывать только пометку «без НДС». Вместо этого писать 0% нельзя: даже если процент будет равен 0, это укажет на реальную ставку, на которую продавец не имеет права. В этом случае покупатель может получить штраф или ему придётся платить стандартную ставку.

Это — не единственная ошибка, которую можно допустить при составлении документации. Что ещё часто встречается:

• Не указаны или прописаны с ошибкой реквизиты, название, адрес организации. В этом случае документ скорее всего признают недействительным, потому что проще его составить заново, чем отыскать среди списка нужного контрагента.
• В документе не указано или вписано неправильно, какой товар или услуга были проданы. НДС возместить не получится, если нельзя установить продукт.
• Неверно прописана валюта, количество товара, ошибки в ценах. Любая ошибка в таких данных делает счёт недействительным, так как нельзя точно установить или проверить стоимость всей партии.
• Некорректно рассчитана сумма НДС. Это может вызвать вопросы и лишний интерес со стороны налоговой инспекции.

Если в файле есть критичные ошибки, его нужно признать недействительным и создать новую корректировочную эсф. Мелкие помарки, опечатки, пропуск знаков или прописных букв, как правило, не вызывают внимания со стороны налоговой. Можно даже сократить наименование организации или товара, если это не мешает его идентифицировать.

Чем отличается счёт-фактура от счёта на оплату

Это два разных документа, которые используют в расчётах и бухгалтерии. Основные различия состоят в следующем.