29 сентября 2024
Согласно ФЗ №149 от 27.07.2006 года, электронным документом (ЭД) является информация в цифровом формате, которую можно открыть с помощью компьютера и передать телекоммуникационными каналами связи. Он имеет полную юридическую силу и аналогичен бумажным экземплярам, подписям и печатям в них. В каждом ЭД есть реквизиты, с помощью которых можно определить его подлинность.
Почти любая документация может быть оформлена в цифровом формате, но есть исключения. С помощью ЭД можно работать с бумагами внутри компании, обмениваться документами с контрагентами и госорганами.
Есть несколько разновидностей ЭД, которые чаще всего используются организациями и предпринимателями. Разберём основные виды.
Зарегистрированные организации и ИП могут заключать ЭД. Открыть бизнес можно бесплатно через Локо-Банк за 72 часа. Есть два рекомендованных налоговой формата: стандартный PDF и цифровой XML.
Выбор формата для бизнеса зависит от потребностей компании и объёма её документооборота. С помощью цифровых методов появляется больше возможностей для аналитики и структурирования.
Для подписания этих видов бумаг есть три типа подписей:
Какую из них выбрать — зависит от договорённостей, а также объёма документооборота с контрагентами. Например, для подписания только первичных бланков можно использовать ПЭП, а для счетов-фактур подойдёт только подпись КЭП. Чтобы выбранный вариант был юридическим аналогом личной подписи, нужно составить соглашение об использовании конкретной подписи.
Для взаимодействия с физическими лицами достаточно ПЭП во всех сферах, если иное не прописано в договоре.
Эти бумаги также можно вести, пересылать, подписывать в электронном виде. Налоговой постепенно разрабатываются цифровые форматы и формы для них. По состоянию на январь 2024 года уже есть форматы для таких типов:
Также готовятся формы для оферты, счёта на оплату, расходной накладной.
Разные ведомства постепенно переходят на электронный документооборот (ЭДО). Например, бухгалтерскую отчётность сейчас можно отправлять в налоговую в электронном формате. Это намного проще и быстрее, чем при подготовке бумажных аналогов.
Налоговую отчётность почти все компании отправляют в электронном виде. Бумажный формат остался для организаций и ИП, которые пользуются режимами УСН и ЕСХН и со штатом до 100 человек.
Отдельные виды отчётности можно предоставлять исключительно в цифровом формате:
Декларацию необходимо подавать в электронном виде. Остальные виды отчётности нужно подавать электронно, только если в организации трудится больше 10 сотрудников. Обратите внимание: налоговую и бухгалтерскую отчётность можно отправлять через сайт налоговой инспекции.
Всем организациям и большинству ИП требуется расчётный счёт. Его можно открыть в Локо-Банке за несколько минут или также быстро перевести свои счета в Локо-Банк. Подберите тариф, который отвечает потребностям вашего бизнеса, держите все финансовые операции под контролем, собирайте данные для отчёта в несколько кликов.
Практически все бумаги допускается подавать в цифровом виде. Для этого разрабатываются специальные онлайн-сервисы: например, «Госуслуги» для обращений в Верховный Суд РФ и система ГАС «Правосудие» в суды общей юрисдикции.
В большинстве случаев к документам не предъявляются специальные требования. Можно отправлять даже сканы обычных бумажных документов, подписанных от руки. Но есть и исключения: например, если нужно подать ходатайство об аресте имущества, то оно может подаваться только с КЭП.
С ноября 2021 года появилось понятие оформления трудовых отношений в ЭДО. Теперь все бумаги, связанные с персоналом, могут быть цифровыми и без бумажных дубликатов. Чтобы начать работать с электронным документооборотом, нужно только подключиться к ЭДО.
Все условия делятся на три категории:
Также требования могут зависеть от места назначения, для которого они были созданы. Например, при взаимодействии с контрагентом требования зависят от договорённостей с каждой компанией, а при подаче в Верховный суд утверждён порядок, форматы и даже наименования, в которых должны быть файлы при отправке.
Также есть условия, которые желательно соблюдать при ведении ЭДО, создании и отправке документации в цифровом формате:
Все условия делятся на три категории:
Также требования могут зависеть от места назначения, для которого они были созданы. Например, при взаимодействии с контрагентом требования зависят от договорённостей с каждой компанией, а при подаче в Верховный суд утверждён порядок, форматы и даже наименования, в которых должны быть файлы при отправке.
Также есть условия, которые желательно соблюдать при ведении ЭДО, создании и отправке документации в цифровом формате:
Для большинства организаций достоинства применения ЭДО значительно превышают недостатки. Внедрение электронного документооборота значительно упрощает обмен с компаниями и госорганами, позволяет держать под контролем абсолютно весь пакет бумаг фирмы, ускорять поиск нужной документации. С таким подходом можно оптимизировать рабочее время сотрудников и перенаправить его на более важные задачи, чем содержание бумажного архива.
Чтобы принять правильное решение, также нужно оценить объёмы работы с бумагами в вашей организации. Например, если у вас проходит всего пара договоров в месяц, подключение системы не имеет смысла. А если фирма ведёт активный внутренний и внешний документооборот, то цифровой формат станет отличным решением.
29 сен 2024
Что такое госзакупки?
Нерезиденты и валютный контроль
Какой ОКВЭД выбрать для услуг по клинингу
Осуществление предпринимательской деятельности без регистрации ИП
Самозанятый и ИП: в чем отличия и что лучше выбрать