Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

Что такое ЭДО?

Так называется система для обмена документацией в электронном формате как внутри организации, так и при работе с контрагентами, сдаче отчётности перед госорганами.

Она заключается в создании, заверении, отправке, получении и хранении всей необходимой информации электронном виде. С помощью такого формата можно за секунды передавать нужные данные сотрудникам, другим компаниям, проверяющим и контролирующим органам.

Отправлять важные бумаги через email небезопасно. Любой почтовый ящик может быть взломан, и важная информация попадёт в руки злоумышленникам. Поэтому пересылать любую документацию нужно через ЭДО, а не по email. Более того, государственные органы вообще не принимают документацию по почте, только через специальные сервисы.

Как работает ЭДО

Если в фирме применяется эта система, процесс создания, подписания, отправки, хранения документации заметно упрощается:

• сотрудник создаёт нужный документ, заполняет его;
• чтобы файл имел юридическую силу, его подписывают электронной подписью (ЭП);
• файл уходит по системе через каналы, предоставленные оператором;
• получатель принимает документ, подписывает его с другой стороны;
• отправившему сотруднику поступает уведомление о подписании.

Проставленные подписи означают, что можно переходить к описанным в файле действиям: например, отгружать материалы или переводить деньги.

Если в файле что-то написано не так — документ можно отклонить. В этом случае отправителю необходимо внести в него нужные документы, затем заново отправить на проверку получателю.

Кто обязан перейти на использование ЭДО

Есть несколько направлений деятельности, при которых компании обязаны перейти и вести документооборот электронно с 2023 года:

• Продажа маркированных товаров. Если компания перепродаёт или изготавливает товары, которые подлежат маркировке, необходимо подключать ЭДО. С 2022 года переносить данные через систему «Честный знак» нельзя.
• Участие в госзакупках. С 2022 года подключение ЭДО — обязательный фактор для всех поставщиков и заказчиков, которые участвуют в государственных закупках. Допускается работа без электронных документов только в случаях, когда контракт был заключён до 01.01.2022 года.
• Работа бюджетной организации. С 2023 года все бюджетные организации должны вести дела электронно. Особенно это касается первичной документации, регистров бухучёта.

С 2024 года планируется, что все компании и ИП должны начать вести свой документооборот электронно. В концепции развития ЭДО на сайте ФНС прописано, что до 95% всех счётов-фактур и около 70% накладных должны будут передаваться в электронном виде.

Преимущества и недостатки использования ЭДО

У системы есть множество полезных функций:

• Безопасность. Все бумаги заверяются специальной ЭП, затем отправляются по зашифрованным каналам связи. Данные надёжно защищены от возможных перехватов и мошенничества.
• Оптимизация процессов. Управлять бизнесом с помощью электронного документооборота намного проще, чем при бумажном обороте. Документация не теряется, её легко находить для проверки, контроля, отправки.
• Сокращение финансовых затрат. Нет расходов на бумагу, обслуживание принтеров, краску, зарплату большого штата сотрудников для систематизации, печати, хранения, оплату работы службы доставки.
• Сокращение временных затрат. При работе с бумагами много часов уходит на распечатку, обход кабинетов для подписей, подготовку пакета бумаг для отправки, самой пересылки, которая может длиться неделями. С электронным документооборотом вся цепочка не занимает и часа.
• Простые коммуникации с госорганами. Контролирующим органам проще и удобнее принимать и проверять отчёты электронно. Их легко искать, изучать, пересылать, проверять. Ничего не теряется, всегда понятен владелец, данные не путаются, всё по порядку.
• Повышение качества сервиса для клиентов. Покупателям в компаниях не приходится долго ждать решения вопросов. Их репутация растёт, количество довольных клиентов увеличивается, быстрее поступает оплата, укрепляется финансовое состояние.
• Контроль за движением документации. Когда бумагу должны подписать несколько человек, при бумажном обороте сложно отслеживать местонахождение файла. Если документооборот ведётся, всегда известно, в каком статусе файл, когда он поступил, где он находится.
• Легкий доступ. Чтобы ознакомиться с информацией, подписать, отправить файл, достаточно авторизоваться в ЭДО с любого устройства. Это можно сделать даже ночью из дома.

Можно полностью отказаться от бумажного оборота, всё создавать, отправлять, хранить исключительно электронно. Запрета в законодательстве нет. Важно, чтобы вместе с вашей компанией контрагенты также приняли новые правила.

Недостатки у этого варианта обмена документами тоже есть, но они незначительные:

• Изменение процессов, способов работы с документами. Взаимодействие в рамках ЭДО упрощает все процессы, но сначала сотрудникам необходимо освоить новые форматы работы, обновлённые инструкции и правила.
• Переход к новой системе занимает время. Настройки, обновления, улучшение, само подключение — на каждый процесс требуется время.
• Контрагенты тоже должны быть подключены к ЭДО. Если нужной компании нет в системе, с ней не получится поддерживать электронный оборот бумагами.

Каждый год придётся обновлять КЭП — это поддерживает защиту и безопасность вашей организации. Быстро обновить или создать новую КЭП можно с помощью Локо-Банка. Вся процедура занимает минимум времени.

Остальные недостатки системы тоже нельзя назвать критичными. При выборе правильного оператора подключение, настройка и обучение занимает около недели. Все операторы предлагают клиентам примерно одинаковый функционал, поэтому при выборе стоит отталкиваться от качества предлагаемого сервиса:

• скорость, качество взаимодействия с технической поддержкой;
• насколько оператор готов помогать с внедрением, настройкой, поддержкой сервиса;
• может ли оператор предложить скидки для подключения ваших контрагентов.

Например, быстро подключить ЭДО можно с помощью Локо-Банка. С его помощью можно работать с контрагентами, которые уже подключились к другим операторам. Это можно сделать за пять минут без посещения офиса.

После успешного выбора конкретного оператора останется подписать соглашение, оплатить услуги, авторизоваться в сервисе, обновить или создать КЭП.

Когда сотрудники привыкнут к новым правилам и принципам работы в системе, все процессы ускорятся в несколько раз, освободится время на другие, более сложные или важные задачи.

Как начать пользоваться электронным документооборотом: краткая инструкция

Для перехода на новый формат обмена документами нужно выполнить несколько последовательных шагов:

• Разобраться в бизнес-процессах. Нужно изучить свой текущий бумажный оборот. Найти самые затратные потоки, которые в первую очередь стоит вести электронно. Затем выбрать партнёров, взаимодействия с которыми стоит перевести на ЭДО.
• Подписать соглашение с оператором. Организация должна выбрать оператора и решение, которым она воспользуется. Например, при подключении стандартного модуля интеграция занимает около недели. Если планируется разрабатывать, внедрять собственное решение — времени понадобится больше. Чаще всего работу с привычными системами компании менять не хотят.
• Подключить к процессу контрагентов. На этом этапе уже должны быть заключены договоры с оператором и отлажены процессы внутреннего оборота документов. Прежде чем начинать работать сразу со всеми партнёрами, стоит протестировать работу системы на нескольких. Если во время тестов не были выявлены проблемы, ошибки, нарушения в обмене, то можно подключать остальных.
• Проанализировать итоги, скорректировать процесс при необходимости. Когда система запущена, процессы отлажены, можно оценить процент снижения затрат, уменьшения нагрузки на персонал, повышение выручки, лояльность клиентов. Если результаты пока вас не удовлетворяют, стоит найти причину затрат, а затем — скорректировать работу системы.