14 мая 2024
Так называется система для обмена документацией в электронном формате как внутри организации, так и при работе с контрагентами, сдаче отчётности перед госорганами.
Она заключается в создании, заверении, отправке, получении и хранении всей необходимой информации электронном виде. С помощью такого формата можно за секунды передавать нужные данные сотрудникам, другим компаниям, проверяющим и контролирующим органам.
Отправлять важные бумаги через email небезопасно. Любой почтовый ящик может быть взломан, и важная информация попадёт в руки злоумышленникам. Поэтому пересылать любую документацию нужно через ЭДО, а не по email. Более того, государственные органы вообще не принимают документацию по почте, только через специальные сервисы.
Если в фирме применяется эта система, процесс создания, подписания, отправки, хранения документации заметно упрощается:
Проставленные подписи означают, что можно переходить к описанным в файле действиям: например, отгружать материалы или переводить деньги.
Если в файле что-то написано не так — документ можно отклонить. В этом случае отправителю необходимо внести в него нужные документы, затем заново отправить на проверку получателю.
Есть несколько направлений деятельности, при которых компании обязаны перейти и вести документооборот электронно с 2023 года:
С 2024 года планируется, что все компании и ИП должны начать вести свой документооборот электронно. В концепции развития ЭДО на сайте ФНС прописано, что до 95% всех счётов-фактур и около 70% накладных должны будут передаваться в электронном виде.
У системы есть множество полезных функций:
Можно полностью отказаться от бумажного оборота, всё создавать, отправлять, хранить исключительно электронно. Запрета в законодательстве нет. Важно, чтобы вместе с вашей компанией контрагенты также приняли новые правила.
Недостатки у этого варианта обмена документами тоже есть, но они незначительные:
Каждый год придётся обновлять КЭП — это поддерживает защиту и безопасность вашей организации. Быстро обновить или создать новую КЭП можно с помощью Локо-Банка. Вся процедура занимает минимум времени.
Остальные недостатки системы тоже нельзя назвать критичными. При выборе правильного оператора подключение, настройка и обучение занимает около недели. Все операторы предлагают клиентам примерно одинаковый функционал, поэтому при выборе стоит отталкиваться от качества предлагаемого сервиса:
Например, быстро подключить ЭДО можно с помощью Локо-Банка. С его помощью можно работать с контрагентами, которые уже подключились к другим операторам. Это можно сделать за пять минут без посещения офиса.
После успешного выбора конкретного оператора останется подписать соглашение, оплатить услуги, авторизоваться в сервисе, обновить или создать КЭП.
Когда сотрудники привыкнут к новым правилам и принципам работы в системе, все процессы ускорятся в несколько раз, освободится время на другие, более сложные или важные задачи.
Для перехода на новый формат обмена документами нужно выполнить несколько последовательных шагов:
14 мая 2024
Нужен ли кассовый аппарат для эквайринга
Какой ОКВЭД выбрать для торговли на маркетплейсах
Как использовать факсимильную подпись
Переход на электронные трудовые книжки
Виды и требования к электронным документам